Tietosuojaseloste työntekijöille ja yhteistyökumppaneille

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä on yritys, jossa olet töissä tai jonka kanssa sinulla on sopimus. Kirjaudu sisään, niin näet sen nimen ja yhteystiedot tässä.

Rekisterinpitäjä on yllä mainittu yritys, jossa olet töissä tai jonka kanssa sinulla on sopimus. Sovelluksen tarjoaa Easy Host Oy (Y-tunnus 3288005-7) Anystay-nimellä. Muiden yritysten osalta se käsittelee tietojasi vain kyseisen yrityksen puolesta ja sen ohjeiden mukaan.

Mitä tietoja sinusta käsitellään

• Henkilö- ja yhteystiedot: nimi, kirjautumiseen käyttämäsi sähköpostiosoitteet, puhelinnumero, profiilikuva ja asiakkaille mahdollisesti kirjoittamasi lyhyt esittely. Yhteistyökumppaneilta lisäksi Y-tunnus, arvonlisäverovelvollisuus ja tilinumero.
• Työsuhde (työntekijät): työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, kuukausipalkka tai tuntipalkka ja niiden muutokset, päivittäinen työaikatavoite, luontoisedut ja palkkakausittain maksetut summat.
• Sopimukset: työsopimuksesi tai palvelusopimuksesi ja allekirjoituksesi. Työsopimuksessa on lisäksi henkilötunnuksesi, kotiosoitteesi ja tilinumerosi.
• Työaika ja poissaolot: kirjaamasi tunnit, alkamis- ja päättymisajat ja muistiinpanot, vuosilomat, muut vapaat ja sairauspoissaolot. Sairauspoissaolosta sovellukseen tallentuvat vain päivät ja tieto siitä, onko lääkärintodistus toimitettu tai esihenkilö hyväksynyt poissaolon. Diagnooseja siihen ei tallenneta.
• Kulut: kuvaamasi kuitit, kilometrikorvaukset, päivärahat ja hankinnat. Yhteistyökumppaneilta lisäksi kirjatut lisätyöt ja kulut sekä meille lähettämäsi laskut.
• Tehty työ: sinulle osoitetut työt, kunkin työn aloitus- ja lopetusaika ja osoite, lisäämäsi kuvat ja muistiinpanot, ilmoittamasi viat ja löytötavarat, omistajien ja asiakkaiden arviot ja palaute, kieltäytymäsi työt syineen sekä näiden perusteella laskettu työskentelypisteytys.
• Ovet ja pysäköinti: sinulle annetut ovikoodit, ajat jolloin koodisi on avannut älylukon, sekä auton rekisterinumero, jos olet pyytänyt pysäköintilupaa.
• Sijainti: vain kun painat ”Lähden kohteeseen”. Sovellus lukee silloin sijaintisi kerran, pyöristää sen noin sadan metrin tarkkuuteen ja laskee sen avulla arvioidun saapumisaikasi, joka kerrotaan asiakkaalle. Sijaintia ei tallenneta, vain painalluksen ajankohta ja arvioitu saapumisaika. Sovellus ei koskaan seuraa sijaintiasi taustalla.
• Viestit ja ilmoitukset: sovellukseen kirjoittamasi muistiinpanot ja viestit, sinulle lähetetyt ilmoitukset (sovellus, push, tekstiviesti, sähköposti, Slack) ja ilmoitusasetuksesi. Jos otat automaattiset tuntiehdotukset käyttöön, sovellus muodostaa ne sovelluksen käyttöajoistasi.
• Asiakaspalvelun puhelinlinja: jos työnantajasi asiakaslinja ohjaa puheluita puhelimeesi ja linjalla on nauhoitus päällä, vastatut puhelut nauhoitetaan, litteroidaan ja niistä tehdään yhteenveto. Kuulet ilmoituksen ennen kuin puhelu yhdistetään, ja niin kuulee myös soittaja.
• Kirjautuminen ja tietoturva: kirjautumisistuntosi (IP-osoite ja selain) sekä loki tietoihisi tehdyistä muutoksista ja tekemistäsi ylläpitotoimista.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

• Työsuhteen tai sopimuksen hoitaminen: töiden suunnittelu ja jakaminen, palkan tai laskujen maksaminen, kulujen korvaaminen ja ovien kulkuoikeudet (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, sopimus).
• Lakisääteiset velvoitteet: työaika- ja vuosilomakirjanpito, sairausajan palkka, verotus ja tulorekisteri, eläke- ja tapaturmavakuutus sekä kirjanpito (6 artiklan 1 kohdan c alakohta, lakisääteinen velvoite).
• Työn turvallisuus ja laadun todentaminen: työkuvat ja -ajat, omistajien ja asiakkaiden palaute, työskentelypisteytys, lukkojen kulkutiedot, muutosloki ja kirjautumisen tietoturva (6 artiklan 1 kohdan f alakohta, oikeutettu etu). Voit vastustaa tätä käsittelyä, ks. oikeutesi alla.
• Suostumuksesi perusteella: push-ilmoitukset, Slack-viestit ja automaattiset tuntiehdotukset. Voit perua kunkin milloin tahansa, eikä peruminen vaikuta jo tehtyyn käsittelyyn.
• Henkilötunnusta käsitellään vain, kun laki edellyttää sinun yksilöimistäsi: palkanmaksu, verotus, tulorekisteri ja vakuutukset (tietosuojalaki 1050/2018, 29 §).
• Terveydentilaa koskevia tietoja (sairauspäivät ja tieto lääkärintodistuksesta) käsitellään vain sairausajan palkan maksamiseksi ja poissaolojen selvittämiseksi, ja niitä käsittelevät vain palkka- ja poissaoloasioita hoitavat henkilöt (laki 759/2004, 5 §).
• Tiedot saadaan sinulta itseltäsi, sovelluksessa tekemästäsi työstä sekä palautetta antavilta omistajilta ja asiakkailta. Muualta, esimerkiksi luotto- tai rikostaustatietoja, kerätään vain suostumuksellasi tai lain sallimissa tilanteissa.
• Työskentelypisteytys vaikuttaa siihen, kenelle työtä tarjotaan ensin. Se ei yksinään ratkaise palkkaasi eikä työsuhdettasi. Ylläpitäjä voi aina ohittaa sen, ja näet omat pisteesi ja jokaisen niihin tehdyn muutoksen Pistemääräni-sivulla.

Ketkä tietoja näkevät ja kenelle niitä luovutetaan

Yrityksen sisällä: näet omat tietosi. Ylläpitäjät näkevät sen, mitä työn hoitamiseen tarvitaan, palkanlaskija näkee tunnit, poissaolot ja palkat, ja kumppaniyrityksen omat ylläpitäjät näkevät tiiminsä työt. Asuntojen omistajat ja siivousasiakkaat voivat nähdä käynnin tehneen henkilön nimen sekä kuvasi ja esittelysi, jos olet lisännyt ne.

Palkka- ja kirjanpitotiedot toimitetaan yrityksen palkanlaskentapalvelulle ja tilitoimistolle, ja ansiotiedot lain edellyttämällä tavalla tulorekisteriin, Verohallinnolle sekä eläke- ja vakuutusyhtiöille.

Puolestamme tietoja käsittelevät palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelysopimuksen nojalla):

• Railway (Yhdysvallat; palvelimet Alankomaissa): palvelin ja tietokanta, varmuuskopiot säilyvät 30 päivää.
• Cloudflare (Yhdysvallat; tallennus EU:ssa): kuvat, profiilikuvat ja sopimusten PDF-tiedostot.
• Google (Yhdysvallat): kirjautuminen Google-tilillä ja saapumisajan laskeminen, kun painat ”Lähden kohteeseen”.
• Resend (Yhdysvallat): kirjautumislinkit ja sähköposti-ilmoitukset.
• Twilio (Yhdysvallat): tekstiviestit sekä asiakaspalvelun puhelinlinja ja sen nauhoitteet.
• Slack (Yhdysvallat): työviestit, jos Slack-tilisi on liitetty.
• Applen, Googlen ja Mozillan push-palvelut: ilmoitukset puhelimeesi.
• OpenAI (Yhdysvallat): nauhoitettujen asiakaspuheluiden litterointi.
• Anthropic (Yhdysvallat): puheluiden yhteenvedot, kollegoille jättämiesi muistiinpanojen ja löytötavarakuvausten käännökset sekä vastaukset ylläpitäjien kysymyksiin aikatauluista ja työkuormasta. Tietojasi ei käytetä sen mallien kouluttamiseen.
• Seam (Yhdysvallat): henkilökohtaisen ovikoodisi asettaminen älylukkoihin.
• eParking (Suomi): rekisterinumerosi, jos olet pyytänyt pysäköintilupaa.
• Sentry (Yhdysvallat): virheraportit ilman nimiä tai sähköpostiosoitteita.

Siirrot EU:n ulkopuolelle

Yhdysvaltalaiset palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja myös sieltä käsin. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen, jos palveluntarjoaja on sitoutunut siihen, ja muuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

Kuinka kauan tietoja säilytetään

Sovellus poistaa tietosi itse joka yö, kun niiden säilytysaika on kulunut:

• Kirjautumisistunto päättyy, kun sitä ei ole käytetty 90 päivään, ja heti kun työsuhteesi tai sopimuksesi päättyy. Kirjautumislinkki toimii 10 minuuttia. Vanhentuneet istunnot ja linkit poistetaan seuraavana yönä.
• Kun painat ”Lähden kohteeseen”, luettua sijaintia ei tallenneta lainkaan.
• Työtunnit ja poissaolot säilytetään työsuhteesi ajan, koska tunti- ja lomasaldosi lasketaan niistä, ja sen jälkeen 7 vuotta sen vuoden päättymisestä, jota ne koskevat.
• Kulukorvaushakemukset kuitteineen sekä kumppanin laskuttama lisätyö säilytetään 7 vuotta kulun tai työn vuoden päättymisestä. Hylätty hakemus poistetaan 12 kuukauden kuluttua päätöksestä. Kumppanin laskut ovat kirjanpitoaineistoa, ja ne säilytetään yrityksen kirjanpitoarkistossa.
• Tieto maksetuista palkkajaksoista säilytetään 11 vuotta vuoden päättymisestä.
• Muutosloki omista tiedoistasi, työtunneistasi, poissaoloistasi, saatavuudestasi, palkastasi ja asiakirjoistasi (kuka muutti mitä ja milloin) säilytetään 3 vuotta muutosvuoden päättymisestä.
• Siivouskäyntien kuvat poistetaan 12 kuukauden ja tehtävien kuvat 24 kuukauden kuluttua kuvaamisesta. Sovelluksessa poistettu kuva häviää lopullisesti 30 päivän kuluttua. Löytötavaroiden kuvat säilyvät tavaran mukana.
• Ovien ja älylukkojen tapahtumasi poistetaan 12 kuukauden kuluttua ja siivoojapisteidesi muutokset 24 kuukauden kuluttua.
• Sinulle lähetetyt ilmoitukset ja tieto niiden lähettämisestä poistetaan 90 päivän kuluttua, samoin työtunnit, joita sovellus ehdotti ovi- ja keikkatapahtumien perusteella. Kumppanin ilmoittamat saatavilla- ja poissaolopäivät poistetaan 12 kuukauden kuluttua päivästä.
• Asiakaspuhelun ääninauhoite poistetaan heti litteroinnin jälkeen, viimeistään 7 päivän kuluessa. Litteroinnit ja yhteenvedot poistetaan 24 kuukauden kuluttua soittajan viimeisestä yhteydenotosta.
• Tietokannan varmuuskopiot poistetaan 30 päivän kuluttua.
• Push-tilaus poistetaan, kun selaimesi ilmoittaa, ettei se ole enää voimassa, tai kun lähetys siihen on epäonnistunut 5 kertaa peräkkäin.
• Ovikoodisi mitätöidään, kun työsuhteesi tai sopimuksesi päättyy, ja se poistetaan 30 päivän kuluttua siitä, kun se on poistunut kaikista lukoista. Pysäköintiluvalta poistettu rekisterinumero poistetaan 30 päivän kuluttua.
• Sopimuksesi ja sinusta tallennetut asiakirjat säilytetään 7 vuotta sen vuoden päättymisestä, jona työsuhteesi tai sopimuksesi päättyi.
• Kun työsuhteesi tai sopimuksesi päättymisvuoden lopusta on kulunut 11 vuotta, nimesi ja yhteystietosi poistetaan, samoin kaikki muut sinusta vielä säilytetyt tiedot.
• Kirjautumistilisi (nimesi, sähköpostiosoitteesi ja linkki Google-tiliisi) poistetaan sitä seuraavana yönä, kun se ei enää avaa yhtään työtilaa eikä sillä ole istuntoa, kuitenkin aikaisintaan 30 päivää sen viimeisestä muutoksesta. Jos yrityksen tiedoissa on yhä viittaus tiliin, tili nimetään ”Former user” (entinen käyttäjä) ja sen osoite poistetaan.

Miksi nämä säilytysajat

Kun laki määrää vähimmäisajan, säilytämme tiedot vuoden sitä pidempään, jotta aika täyttyy yrityksen tilikaudesta riippumatta. Kirjanpitolain mukaan tositteet säilytetään 6 vuotta ja palkkakirjanpito 10 vuotta. Työsopimuslain mukaan voit pyytää työtodistusta 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Työaika- ja vuosilomakirjanpito on säilytettävä, kunnes saatavien 2 vuoden kanneaika on kulunut.

Itse työstä syntyneet tiedot, kuten tekemäsi siivouskäynnit ja tehtävät, ilmoittamasi viat ja vieraskeskusteluihin kirjoittamasi viestit, kuuluvat yrityksen omiin tietoihin ja säilyvät niiden mukana. Kun tietosi on anonymisoitu, ne liittyvät merkintään ”Former employee” (entinen työntekijä) eivätkä sinuun, mutta viestissä säilyy se, mitä siihen on kirjoitettu.

Oikeutesi

• Oikeus saada pääsy tietoihin: voit ladata suurimman osan tiedoistasi itse kohdasta Valikko → Lataa tietoni. Loput (sopimukset, muutosloki) saat pyytämällä työnantajaltasi.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: muokkaa itse ne tiedot, joita sovellus antaa muokata, ja pyydä muiden korjaamista työnantajaltasi.
• Oikeus tietojen poistamiseen tai käsittelyn rajoittamiseen, kun laki ei velvoita säilyttämään niitä.
• Oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Oikeus siirtää antamasi tiedot koneluettavassa muodossa (yllä mainittu lataus).
• Oikeus perua suostumus milloin tahansa: poista ilmoitukset käytöstä sovelluksessa tai selaimessa tai pyydä ylläpitäjää poistamaan Slack-liitos.
• Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi), jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti.

Lähetä pyynnöt yllä mainitulle yhteyshenkilölle. Vastaamme kuukauden kuluessa.

Yhteistyökumppanit ja niiden henkilöstö

Jos olet itse yhteistyökumppani (toiminimiyrittäjä tai siivousyrityksen omistaja), sinuun sovelletaan samoja kohtia niin, että työsopimuksen sijasta on palvelusopimus ja palkan sijasta laskusi. Pelkästään työsuhdetta koskevat kohdat, kuten palkka, vuosilomat ja sairauspoissaolot, eivät koske sinua.

Jos olet kumppaniyrityksen palveluksessa, kyseinen yritys on työnantajasi ja hoitaa työsuhteesi, palkkasi ja poissaolosi. Me käsittelemme vain sen, mitä tarvitaan meidän töidemme suunnitteluun, ovien avaamiseen ja tehdyn työn todentamiseen. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ja sopimukseemme työnantajasi kanssa.

Kameravalvonta

Kameravalvontaa saa käyttää työpaikalla vain ihmisten ja omaisuuden suojaamiseen, rikosten ehkäisemiseen ja selvittämiseen sekä tilojen turvallisuuden varmistamiseen, ei koskaan yksittäisen henkilön työskentelyn tarkkailuun. Sinulle kerrotaan ennen valvonnan aloittamista, missä kamerat ovat ja miksi, ja jokaisessa valvotussa tilassa on siitä kertova kyltti. Tallenteita katsotaan vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on tehty, ja ne hävitetään heti kun niitä ei enää tarvita, viimeistään vuoden kuluttua tallentamisesta (laki 759/2004, 16–17 §). Jos työpaikallasi on kameravalvontaa, sen tiedot ovat alla olevassa osiossa.

Muutokset

Kun tämä seloste tai työpaikan säännöt muuttuvat olennaisesti, sovellus pyytää sinua lukemaan ja hyväksymään ne uudelleen, kun seuraavan kerran avaat sen.

Vieraiden ja asiakkaiden tiedot ovat luottamuksellisia

• Nimet, puhelinnumerot, saapumisajat, osoitteet ja kaikki, mitä näet tai kuulet asunnoissa, jäävät sinun ja yrityksen väliin, sekä työn aikana että sen päätyttyä.
• Katso vain se, mitä oma työsi vaatii. Älä kopioi tietoja sovelluksesta, välitä niitä eteenpäin äläkä ota niistä kuvakaappauksia, paitsi samaa työtä tekevälle kollegalle, joka tarvitsee niitä.
• Älä koskaan käy läpi vieraiden tavaroita, asiakirjoja tai laitteita. Ilmoita jokainen unohtunut tavara sovelluksessa löytötavarana.

Ovikoodit, avaimet ja avainboksit

• Ovikoodisi on henkilökohtainen. Älä anna sitä kenellekään, älä edes kollegalle, äläkä kirjoita sitä paikkaan, jossa muut voivat nähdä sen.
• Käytä koodeja, avaimia ja avainbokseja vain meneillään olevaan työhön, äläkä päästä ketään muuta sisään.
• Lukitse ovi ja sulje avainboksi aina lähtiessäsi.
• Ilmoita kadonneesta avaimesta tai koodista, jonka joku muu saattaa tietää, heti puhelimitse. Kadonnut avain tulee paljon halvemmaksi, kun siitä ilmoitetaan heti.

Puhelimesi ja tilisi

• Pidä työhön käyttämässäsi puhelimessa näytön lukitus (PIN-koodi, sormenjälki tai kasvot).
• Kirjautumisesi on vain sinun. Älä anna kenenkään käyttää sovellusta sinun nimissäsi, ja kirjaudu ulos yhteiskäytössä olevalta laitteelta.
• Jos puhelimesi katoaa tai varastetaan, kerro siitä meille samana päivänä, niin kirjaamme sen ulos sovelluksesta.
• Kirjaa tuntisi, poissaolosi ja kulusi totuudenmukaisesti ja ajallaan.

Kuvaaminen työssä

• Kuvaa vain se, mitä työ vaatii: valmiit tilat, vauriot, löytötavarat ja kuitit.
• Älä koskaan kuvaa vieraita tai muita ihmisiä, ja vältä henkilökohtaisia asiakirjoja ja papereita kuvissa.
• Ota työkuvat sovelluksella ja poista mahdolliset kopiot omasta puhelimestasi.

Sosiaalinen media ja julkaiseminen

• Älä julkaise kuvia, videoita tai osoitteita kohteista, joissa työskentelet, äläkä mitään vieraista tai omistajista sosiaalisessa mediassa tai muualla julkisesti.
• Älä puhu vieraista tai omistajista ulkopuolisille.

Kun jotain sattuu

• Kerro meille heti, jos tietoja päätyi väärälle henkilölle, ovi jäi auki, koodi pääsi leviämään tai puhelin katosi. Yritys voi joutua ilmoittamaan tietoturvaloukkauksesta viranomaiselle 72 tunnin kuluessa, ja aika alkaa siitä, kun huomaat asian.
• Ilmoita asunnosta löytämäsi vauriot ja turvallisuusriskit sovelluksessa kuvan kanssa.

Automaattinen kääntäminen ja tekoäly

• Kollegoille jättämäsi muistiinpanot ja löytötavaroiden kuvaukset voidaan kääntää automaattisesti tekoälypalvelulla. Kirjoita ne siis kuin kollegalle: älä kirjoita vieraiden nimiä tai ovikoodeja vapaaseen tekstiin.
• Älä liitä vieraiden tai yrityksen tietoja omiin tekoälytyökaluihisi tai kääntäjiisi.